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Qué documentos puedes pedir a un inquilino

Lo que sirve, lo que no prueba nada y lo que no debes pedir nunca.

En resumen

  • Puedes pedir la vida laboral, el certificado de IRPF, el contrato de trabajo y, si quieres, la nómina: son los datos necesarios para estudiar el contrato que te pide (art. 6.1.b del RGPD).
  • El extracto bancario en PDF no prueba nada: ningún banco está obligado a que un tercero pueda verificarlo y se edita en minutos.
  • No pidas la declaración de la renta completa ni copia del DNI, y nunca antecedentes penales, edad, hijos, embarazo, origen o salud.
  • En vivienda, la LAU permite 1 mes de fianza y hasta 2 de garantía adicional (art. 36); los honorarios de la agencia son del propietario (art. 20.1).
  • Borra los documentos de los candidatos que no elijas en cuanto firmes con otro.

El semáforo de documentos

Cada documento, según sirva como prueba, no sirva, sea mejor no pedirlo o no se pueda pedir nunca.

Lo que prueba los pagos y las deudas son los movimientos de su cuenta por open banking: llegan directamente del banco, con el permiso del candidato.

Qué es verificable de verdad

No todos los documentos que puedes pedir pesan lo mismo: solo dos se cotejan en la sede.

  1. Prueba en la sede

    Certeza alta.

    Vida laboral, Certificado de IRPF

    Llevan un código (CEA y CSV): la sede confirma que el PDF es el original.

  2. Se comprueba cruzándola

    Certeza media.

    Nómina

    No lleva código: cuadra o no con la vida laboral y con lo cotizado.

  3. Apoyo, no verificable

    Certeza baja.

    Contrato de trabajo

    Ayuda a entender el empleo, pero nadie lo puede cotejar.

  4. Sin verificar sin el banco

    Sin certeza.

    Deudas y préstamos, Historial de pagos del alquiler, Titular de la cuenta

    Solo se ven en los movimientos de su cuenta, con su permiso.

    Por qué queda sin verificar
Lo que queda sin verificar no es ni bueno ni malo: es un dato que falta. Las deudas, el historial de pagos y el titular de la cuenta solo se ven conectando su banco, con su permiso, y eso tiene un coste. Te recomendamos verificarlo antes de firmar.

Por qué puedes pedirlos

La protección de datos no te impide estudiar a un candidato: te pide hacerlo con medida.

Avísale de para qué los quieres

Tienes que informar al candidato de qué haces con sus datos (art. 13 del RGPD). Este texto basta: cópialo y envíaselo con tu petición.

Para estudiar tu solicitud del piso necesito tu vida laboral y tu certificado de IRPF. Los uso solo para decidir sobre el alquiler, no los comparto con nadie y los borraré si no firmamos. Puedes pedirme acceso, rectificación o supresión cuando quieras, y reclamar ante la AEPD.
Fuente: Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 13 (información al interesado)

Cuánto tiempo los guardas

Hasta que elijas. Cuando firmes con otro candidato, borra los documentos de los demás.

Es el criterio de la AEPD para quien opta a un empleo y no se contrata: acabado el proceso, desaparece el motivo para guardar sus datos. Se aplica por analogía al alquiler.

Fuente: AEPD, guía «La protección de datos en las relaciones laborales» (conservación de candidatos no contratados), aplicada por analogía

Lo que puedes pedir de más es seguridad, no dinero

La LAU pone techo a las garantías en el alquiler de vivienda, y los honorarios de la agencia no se pueden cobrar al inquilino.

Los gastos de gestión inmobiliaria y de formalización del contrato son del propietario: no se pueden cobrar al inquilino. (Ley 29/1994 de Arrendamientos Urbanos, art. 20.1 (gestión inmobiliaria y formalización, a cargo del arrendador; redacción de la Ley 12/2023))

Preguntas sobre los documentos

¿Qué documentos puedo pedir a un inquilino?

Los necesarios para estudiar el contrato que te pide: vida laboral, certificado de IRPF, contrato de trabajo y, si quieres, la nómina con los datos sindicales y los embargos tapados. La base es el art. 6.1.b del RGPD (medidas precontractuales a petición del interesado) y solo lo necesario (art. 5.1.c).

¿Puedo pedirle la declaración de la renta?

Mejor no: puede revelar religión, donativos, hijos o datos de terceros, que son datos especialmente protegidos. Para los ingresos basta el certificado de IRPF, que además se coteja con su CSV.

¿Puedo pedirle una copia del DNI?

No hace falta: el DNI se comprueba en persona. La AEPD recuerda que solo se piden los datos necesarios (preguntas frecuentes FAQ-0115 y FAQ-0116).

¿Cuánto tiempo guardo los documentos de los candidatos que no elijo?

Hasta que elijas a otro: después, bórralos. Es el criterio de la AEPD para los candidatos a un empleo que no se contratan, y se aplica por analogía.

¿Puedo pedir más fianza para cubrirme?

No más de lo que permite la LAU en vivienda: 1 mes de fianza y hasta 2 de garantía adicional (art. 36). El seguro de impago que pague el inquilino cuenta dentro de esas 2.

¿Puedo elegir a un candidato por sus ingresos?

Sí, si el criterio es objetivo, igual para todos y lo puedes justificar. La situación socioeconómica es causa protegida (Ley 15/2022, art. 2.1) y, ante indicios de discriminación, te tocaría probar que tu criterio era razonable (art. 30).

¿Quién paga los honorarios de la agencia en un alquiler?

El propietario. Los gastos de gestión inmobiliaria y de formalización del contrato son del arrendador (art. 20.1 LAU).

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